Planner, colaboración en proyectos

Ya hace algunas semanas que Microsoft liberó Planner en las suscripciones de Office 365.

Todos tenemos la necesidad de coordinar pequeños proyectos en nuestras empresas, ya sea con personal interno o con colaboradores externos a la compañía. Planner es una buena herramienta que nos permitirá colaborar y gestionar las tareas y los documentos de proyecto sin descuidar la comunicación entre los miembros del equipo.

Después de utilizarla unos cuantos días para gestionar pequeños proyectos, os hacemos en este artículo un pequeño resumen de las principales características.

 

Nueva app, antiguos amigos

Aunque Planner aparece como una herramienta nueva, no deja de ser una combinación de herramientas que ya teníamos disponibles: Office 365 Groups, SharePoint Sites i Office Web Apps a la que han añadido una pequeña gestión de tareas tipo KANBAN que nos permite hacer una gestión ágil de las tareas de proyecto.

Los proyectos que se crean en Planner pueden ser privados, es decir que solo los ven los miembros del proyecto, o públicos, que los ven todos los miembros de la compañía. Una buena opción si lo que queremos es dar visión de los proyectos que se desarrollan a nivel corporativo.

 

Planner Hub

En esta pantalla vemos una vista de todos los proyectos en los que participamos con un pequeño resumen del proyecto:

Office 365 Planner - Planner Hub

 

Project

Al entrar en un proyecto vemos un KANBAN que podemos configurar (igual que en otras herramientas del estilo como Trello, …) en diferentes “cubos”.

Office 365 Planner - Planner Kanban

En la misma pantalla vemos a los miembros que forman parte del proyecto, permitiéndonos añadir a nuevos miembros directamente desde esta pantalla. Los miembros del equipo pueden ser tanto internos como externos.

Office 365 Planner - Planner Share

Planner también nos ofrece una vista “directiva” del estado del proyecto:

Office 365 Planner - Planner Status

 

Grupos -la herramienta de comunicación de planner

Para cada proyecto se crea un grupo de office 365.

Aquí podemos comunicarnos en un formato muro, dónde podemos crear hilos de conversación fáciles de seguir y evitando que el conocimiento que se genera se pierda en los buzones de correo de los miembros del equipo:

Office 365 Planner - Planner Wall

Que también son accesibles desde nuestro cliente Outlook, que nos facilita la colaboración.

Office 365 Planner - Planner Outlook

 

Intercambio y trabajo con ficheros

No deja de ser un espacio creado en el SharePoint corporativo que nos permite trabajar con ficheros sin tenerlos que enviar por correo y asegurándonos que siempre trabajamos con la última versión publicada.

Office 365 Planner - Planner Files

La biblioteca de documentos dispone de todas las funcionalidades de las bibliotecas de SharePoint (versionado, …) y podemos hacer uso de las Office Web Apps para editar directamente los documentos desde nuestro navegador web.

 

Calendario

Calendario compartido que ven los miembros del equipo con el que podemos gestionar todos los hitos y reuniones del proyecto.

Office 365 Planner - Planner Calendar

 

Notes

Libreta de OneNote asociada al proyecto que podemos editar directamente utilizando nuestro navegador, haciendo uso de las office web apps o bien vinculándolo directamente a nuestro OneNote para editarlo desde nuestro pc o dispositivo móvil sin necesidad de entrar al portal. Muy útil para tomar notas en las reuniones de seguimiento.

Office 365 Planner - Planner OneNote

 

Conéctalo con las herramientas que más gusten a tus colaboradores

I si con este conjunto de herramientas todavía hay colaboradores que no se sienten cómodos no pasa nada, disponemos de un amplio rango de opciones de interconexión con otros sistemas de gestión de proyectos / colaboración con el que conectarnos sin mucho esfuerzo.

Office 365 Planner - Planner app link

 

No todo queda en el pc – Group App

Si somos de los que vamos todo el día para arriba y para abajo no hay problema. Microsoft ha publicado una app para los principales sistemas de telefonía móvil que nos permite interactuar con los compañeros del proyecto (conversación, archivos, notas y calendarios) directamente desde nuestro terminal móvil.

 

Office 365 planner group appOffice 365 planner group app

 

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